Política relación proveedores

Premisas:

El Hospital tiene como objetivo conservar con sus proveedores Relaciones leales, transparentes y basadas en la buena fe.

El Hospital procura un mejoramiento continuo manteniendo un diálogo permanente con cada uno de los proveedores para manifestar sus debilidades y fortalezas y así poder acordar las acciones de mejora que se requieran.

El Hospital exige a todos sus colaboradores una conducta y un trato amable con los proveedores, a quienes considera indispensables para el correcto funcionamiento del Hospital y para los cuales tiene diseñado y divulgado un perfil.

El Hospital espera transparencia en las negociaciones, incluyendo el respeto y cuidado frente a la naturaleza, pasando por la excelente calidad en lo ofertado.

 

Criterios para elegir un proveedor:

  • Calidad de su producto o servicio
  • Condiciones económicas que ofrece
  • Oportunidad para la entrega o prestación del servicio
  • Seriedad y aseguramiento de calidad
  • Que sus productos sean respetuosos con el Medio Ambiente y fabricados o generados en condiciones socialmente justas
  • Que cuente con prácticas medioambientales, sociales y éticas

Para cumplir con el propósito de unas excelentes relaciones, transparentes y con confianza, se han definido las siguientes políticas:

  • El Hospital no permite que los colaboradores suministren a un proveedor datos o información de algún competidor u otros oferentes, así como informes del Hospital que impliquen poner a algunos proveedores en desventaja o a favor de otros.
  • Por políticas de calidad no se entrega información financiera ni se firman pagarés en blanco, en su lugar se entrega información corporativa.
  • Los pagos se efectúan los días miércoles segundos o cuartos del mes en el horario de 9:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 4:00 pm en Tesorería del Hospital. Si la fecha de vencimiento de la factura corresponde a un día diferente el pago de la misma se efectuará al miércoles posterior al vencimiento.
  • Se debe procurar no realizar entregas remisionadas y en caso de tener que hacerlo tenga en cuenta que debe emitir una factura por cada remisión, no se aceptará una factura para varias remisiones.
  • Por cada orden de compra deberá generar una factura.
  • Recuerde relacionar siempre en la factura el número de la orden de compra enviado.
  • Deberá indicar en la factura por producto el número del lote y la fecha de vencimiento en todos los casos que así se requiera.
  • Las entregas las deberá realizar dentro de la fecha y horarios definidos por cada área del Hospital. (Ver lugares y horarios de entrega)
  • Deberá enviar siempre la respuesta a la orden de compra en donde se confirma la aceptación de la fecha de entrega o se informa nueva fecha, el no envío o incumplimiento en las fechas y cantidades estipuladas afectará su calificación como proveedor.
  • Es responsabilidad de cada proveedor mantener actualizada su información corporativa.
  • El personal de Logística de Suministros solicitará cada año a los proveedores la documentación legal y por tipo de suministro o cada que la normatividad así lo exija, la cual deberá ser suministrada en su totalidad y recibir aprobación.
  • En caso de que se presenten productos nuevos para el Hospital, éste realizará el proceso de evaluación de muestras con un grupo interdisciplinario que varía de acuerdo al tipo de suministro, esta solicitud la deberá realizar a través de su comprador asignado.
  • Política de patrocinios: Los patrocinios serán solicitados a través de los jefes de las diferentes divisiones, tanto para eventos institucionales (congresos, foros, conferencistas), como para asistir a dichos eventos y no deben ser a título personal sino a nombre del Hospital.

 

 

Deberes del Proveedor con el Hospital

 

Deberes del Hospital con su Proveedor

Acatar las políticas de compra del Hospital

Transparencia en la seriedad de la negociación

Flexibilidad ante las necesidades del Hospital

Igualdad en condiciones e información

Dar respuesta escrita a las solicitudes que genere el Hospital

Pago oportuno

Mantener suministros continuos en todas las épocas del año, incluyendo semana santa y diciembre

Cumplimiento del compromiso de compra en condiciones estables del mercado

Cumplir con el compromiso de venta adquirido

Confidencialidad en la información

Dar un trato honesto, respetuoso y cordial a las personas del Hospital

Trato respetuoso, honesto y amable

Compromiso con el envío del formato de respuesta a la orden de compra

 

Respetar los principios éticos del Hospital y sus funcionarios

 

Mantener información actualizada acerca del respaldo técnico y la calidad del suministro

 

No propiciar el sobreabastecimiento de inventarios

 

No promover sus productos en las áreas asistenciales

 

Realizar la visita médica en el sitio y horarios destinados para este fin

 

Brindar información oportuna al Hospital por medio de los conductos regulares